Loi 25 et protection des renseignements personnels : Ce que les entreprises doivent savoir
La loi 25 ça concerne tout le monde!
Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 25 au Québec, les entreprises de toutes tailles doivent ajuster leurs pratiques pour assurer une gestion responsable et sécurisée des données personnelles. Cette loi impose plusieurs obligations, avec pour objectif de renforcer la confiance des citoyens quant à l’usage de leurs informations privées. Voici les points essentiels à connaître pour rester conforme et protéger les données de vos clients.
1. Nomination d’un responsable de la protection des données personnelles
La Loi 25 oblige les entreprises à désigner un responsable de la protection des données personnelles. Ce rôle est généralement confié à la personne la plus haute placée dans l'organisation, mais peut être délégué par écrit à un autre employé. Cette démarche officialise un point de référence interne pour toutes les questions relatives aux données, ce qui facilite le respect des obligations de transparence et de sécurité.
2. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Avant d’utiliser ou de partager des informations personnelles, chaque entreprise doit évaluer les risques potentiels pour la vie privée. Une ÉFVP aide à identifier les menaces éventuelles et à mettre en place des mesures de protection adéquates. Cette analyse est cruciale, notamment lors de lamise en œuvre de nouveaux systèmes informatiques ou de la collaboration avec des tiers pour la gestion des données.
3. Mise en place d’une politique de confidentialité
Les entreprises doivent élaborer une politique de gestion des données personnelles, clarifiant les pratiques de collecte, de conservation, d’anonymisation et de destruction des informations. Une politique de confidentialité bien définie permet de rassurer les clients en expliquant comment leurs données sont traitées, tout en offrant un cadre pour éviter les erreurs de manipulation des informations sensibles.
4. Consentement éclairé et documenté
La collecte, l’utilisation ou la communication des informations personnelles nécessite désormais un consentement explicite. La Loi 25 insiste sur la documentation de ce consentement pour pouvoir en justifier en cas de contrôle. Cela implique de présenter les finalités de manière compréhensible et d’offrir aux utilisateurs la possibilité de refuser ou de révoquer leur consentement à tout moment.
5. Partage sans consentement dans des contextes spécifiques
La loi autorise le partage de données sans consentement dans certains cas, notamment à des fins de recherche, pour des statistiques ou lors de transactions commerciales. Toutefois, les entreprises doivent respecter des règles strictes pour assurer que ces partages respectent la vie privée des individus.
6. Utilisation de fournisseurs externes
Lorsqu’une entreprise fait appel à des prestataires externes pour traiter des données, elle doit obtenir le consentement des utilisateurs et vérifier les mesures de sécurité mises en place par ces tiers. Cela peut inclure des audits ou des certifications pour garantir que les partenaires respectent les standards de sécurité nécessaires à la protection des informations personnelles.
7. Transparence concernant les décisions automatisées
L’usage de technologies d’intelligence artificielle (IA) est encadré par la Loi 25, en particulier pour les décisions qui impactent directement les individus. Les entreprises doivent informer les utilisateurs lorsqu’une décision automatisée a été prise à leur sujet et leur donner la possibilité de contester cette décision. Cette transparence est essentielle pour garantir que les utilisateurs comprennent les processus qui les affectent.
8. Gestion des incidents de confidentialité
En cas de violation de la confidentialité, les entreprises doivent réagir rapidement pour limiter les impacts. La loi impose de notifier la Commission d’accès à l’information (CAI) et les individus concernés, et de tenir un registre détaillé des incidents. Cela vise à limiter les dommages potentiels pour les personnes touchées et à assurer une traçabilité des événements pour prévenir de futures failles.
9. Encadrement de l’usage de la biométrie
L’utilisation de données biométriques, telles que les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale, doit être justifiée et encadrée. Toute collecte biométrique nécessite une déclaration préalable auprès de la CAI, et des mesures de sécurité renforcées doivent être mises en place pour éviter les abus ou les utilisations non autorisées.
10. Droit à la portabilité des données
À partir de septembre 2024, les citoyens québécois auront le droit de demander une copie de leurs données personnelles dans un format numérique accessible. Cette portabilité vise à offrir aux individus un contrôle plus grand sur leurs informations, facilitant leur transfert entre différents services ou entreprises.
11. Anonymisation et destruction des données
La Loi 25 encadre strictement l’anonymisation et la destruction des données, deux pratiques essentielles pour la protection des renseignements personnels. L’objectif est de rendre les données non identifiables lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, tout en respectant des standards de sécurité pour éviter toute réidentification.
12. Sanctions pour non-conformité
En cas de non-respect des obligations imposées par la Loi 25, les entreprises s’exposent à des sanctions sévères. Celles-ci peuvent aller jusqu'à 25 millions CAD ou représenter 4 % du chiffre d'affaires mondial de l'entreprise. Ces sanctions visent à responsabiliser les entreprises et à encourager une gestion rigoureuse des données personnelles.
Enjeux liés à l'IA à considérer
1. Utilisation de données personnelles dans des LLMs Les modèles de langage de grande taille (LLMs), comme les IA génératives, introduisent des défis pour la protection des données personnelles. Les entreprises doivent éviter de transmettre aux LLMs des informations sensibles ou identifiables, en particulier si ces modèles sont hébergés par des fournisseurs externes. Une vigilance accrue est indispensable pour assurer que les données personnelles restent protégées et ne soient pas utilisées de manière non conforme.
2. Sensibiliser les employés aux enjeux de la Loi 25 La conformité à la Loi 25 repose aussi sur la sensibilisation des employés. Il est essentiel que chaque collaborateur comprenne les pratiques à respecter, notamment en matière d’utilisation des services d’IA tiers. Un programme de formation interne peut prévenir les erreurs, protéger les données et renforcer la culture de protection des informations au sein de l’entreprise.
3. Opter pour des solutions locales L’adoption de solutions locales pour l’IA représente une alternative efficace et conforme. Installer des modèles de langage en local ou dans un environnement contrôlé permet de tirer parti des technologies d'IA sans compromettre la confidentialité des données. De plus, cette approche renforce la maîtrise des informations traitées et réduit les risques de fuite de données vers des plateformes externes.
La Loi 25 marque un tournant majeur pour la protection des données personnelles au Québec. Chez Alpaga, nous accompagnons les entreprises dans cette transition en proposant des solutions d’IA adaptées aux exigences de conformité et de sécurité. Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous aider à transformer la gestion de vos données tout en restant alignés avec la réglementation.