Le greffe et les procès-verbaux, avec moins de copier-coller.
Le greffe municipal porte la mémoire officielle de la municipalité : ordres du jour, séances, procès-verbaux, résolutions, règlements. Un travail exigeant, fait de documents structurés et d'échéances fixes : exactement le type de travail que la structuration et l'automatisation documentaire peuvent alléger.
Le quotidien du greffe
Chaque séance du conseil déclenche la même chaîne : rassembler les dossiers des services, monter l'ordre du jour, préparer les projets de résolution, rédiger le procès-verbal, faire adopter, publier, puis suivre l'exécution de chaque résolution. Beaucoup de copier-coller entre des documents qui se ressemblent d'une séance à l'autre.
Quand la greffière ou le greffier part en vacances, ou quitte son poste, une partie de cette mécanique part avec la personne. Structurer les gabarits, les circuits d'approbation et le suivi, c'est aussi protéger la continuité de la fonction.
Le cycle d'une séance, avant et après
Aujourd'hui
- Les dossiers de séance arrivent par courriel, dans des formats variés, et sont assemblés à la main.
- Le procès-verbal se rédige de zéro, en recopiant les résolutions et les décisions.
- Le suivi des résolutions dépend de rappels manuels et de la mémoire des directions.
Avec l'automatisation
- Chaque service dépose son dossier dans un espace structuré; l'ordre du jour s'assemble à partir des dépôts validés.
- Le procès-verbal part d'un gabarit alimenté par l'ordre du jour et les décisions consignées en séance.
- Chaque résolution a un responsable, une échéance et des relances automatiques jusqu'à sa réalisation.
Ce qui peut être structuré et automatisé au greffe
- Dépôt structuré des dossiers de séance par les services
- Assemblage de l'ordre du jour à partir des dépôts validés
- Gabarits de projets de résolution et de procès-verbaux
- Extraction et classement des actes et documents administratifs
- Suivi des résolutions : responsable, échéance, relances
- Publication des documents adoptés aux bons emplacements
- Registre des règlements avec historique des modifications
- Archivage conforme avec traçabilité des versions
Comment nous procédons avec le greffe
- 1
Observer un cycle de séance complet
De la collecte des dossiers à la publication : on documente les étapes, les formats et les points de friction réels, avec la personne qui fait le travail.
- 2
Structurer les gabarits et les espaces
Gabarits d'ordre du jour, de résolution et de procès-verbal; espaces de dépôt par service, souvent dans SharePoint déjà en place. La structure d'abord, l'automatisation ensuite.
- 3
Automatiser la circulation
Rappels de dépôt, circuits de validation, suivi des résolutions et publication : les enchaînements se déclenchent seuls, avec traçabilité de chaque étape.
- 4
Sécuriser la continuité
Documentation du processus et formation : la mécanique appartient à la fonction, pas à une seule personne.
Les documents du greffe ont une valeur légale et contiennent des renseignements sensibles : huis clos, ressources humaines, transactions. Les accès sont définis par rôle, les versions tracées, et les documents restent dans l'environnement de la municipalité. La conformité Loi 25 et la valeur probante guident la conception.
La structuration documentaire, déjà éprouvée
Traitement intelligent de documents
Des centaines de documents non standardisés, extraits et structurés par IA
OCR et NLP ajustés au contexte québécois pour lire des documents hétérogènes et en structurer le contenu automatiquement. La même mécanique s'applique aux actes, contrats et pièces du greffe.
Voir l'extraction intelligente de documentsMunicipalité de 250 000+ habitants · projet pilote avancé
Des dossiers multi-services réunis dans un espace structuré unique
Questionnaires, pièces justificatives et retours de service regroupés par projet, avec suivi des statuts : la logique de dossier unique qui s'applique aussi aux dossiers de séance.
Voir le cas de conformité environnementaleLe greffe mérite mieux que le copier-coller.
30 minutes pour identifier ce qui peut être structuré dans votre cycle de séances.
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